SF Prep
05 Computer Awareness — Common Notes 🕒 Updated 2026-10-17
Common Notes SSC CGL · CHSL · Police · Bank · Railway अध्याय 05

📄 MS Office — Word, Excel, PowerPoint

MS Word, Excel (सेल, फ़ॉर्मूला, फ़ंक्शन, रेफ़रेंस), PowerPoint और फ़ाइल एक्सटेंशन — परीक्षा में बार-बार पूछे जाने वाले तथ्य।

📑 इस पेज के टॉपिक (Jump to Topic):
1. MS Word 2. MS Excel 3. MS PowerPoint व अन्य 4. Practice MCQs

📌 1. MS Word

  • Word एक Word Processor है — पत्र, रिपोर्ट, दस्तावेज़ बनाने के लिए। डिफ़ॉल्ट एक्सटेंशन .docx (2007 से; पहले .doc), टेम्पलेट .dotx।
  • Mail Merge = एक पत्र को कई लोगों के नाम-पते के साथ एक साथ बनाना (Mailings टैब)।
  • Header/Footer हर पेज के ऊपर/नीचे; Watermark पृष्ठभूमि में हल्का लेख (Design टैब)।
  • Thesaurus (Shift+F7) = समानार्थी शब्द; Spelling & Grammar = F7।
  • Track Changes (Review टैब) बदलाव दर्ज करता है; Macro = बार-बार के काम को रिकॉर्ड करना।
शॉर्टकटकाम
Ctrl+B / I / UBold / Italic / Underline
Ctrl+E / L / R / Jमध्य / बाएँ / दाएँ / Justify
Ctrl+F / Hखोजें / बदलें (Replace)
Ctrl+Enterपेज ब्रेक
Ctrl+Z / YUndo / Redo
Ctrl+KHyperlink
Shift+F3अक्षरों का case बदलना
F12Save As
⚠️ Exam Traps:
  • Ctrl+E = Center (Word में); Ctrl+J = Justify।
  • Mail Merge Mailings टैब में है, Insert में नहीं।

📌 2. MS Excel

  • Excel एक Spreadsheet है। फ़ाइल = Workbook (.xlsx); इसमें Worksheets। पंक्ति (Row) संख्या से, स्तंभ (Column) अक्षर से।
  • Excel 2007 से: 1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 स्तंभ (अंतिम स्तंभ XFD)।
  • पंक्ति-स्तंभ का मिलन = Cell; जैसे B3 = स्तंभ B, पंक्ति 3। चुना हुआ सेल = Active cell। हर फ़ॉर्मूला = से शुरू।
रेफ़रेंसउदाहरणकॉपी करने पर
RelativeA1बदलता है
Absolute$A$1नहीं बदलता (F4 कुंजी)
Mixed$A1 / A$1एक भाग स्थिर
फ़ंक्शनकाम
SUM, AVERAGEयोग, औसत
MAX, MINसबसे बड़ा/छोटा
COUNT / COUNTAसंख्याओं वाले सेल / खाली न हों ऐसे सेल गिनें
IFशर्त: =IF(A1>=33,"Pass","Fail")
VLOOKUP / HLOOKUP / XLOOKUPतालिका में मान खोजें (स्तंभ/पंक्ति)
CONCAT / CONCATENATEटेक्स्ट जोड़ना
TODAY(), NOW()आज की तारीख / तारीख+समय
ROUND, SQRT, POWERपूर्णांकन, वर्गमूल, घात
त्रुटिकारण
#DIV/0!शून्य से भाग
#####स्तंभ बहुत संकरा
#NAME?फ़ंक्शन का नाम गलत
#VALUE!गलत प्रकार का डेटा
#REF!अमान्य सेल रेफ़रेंस
#N/Aमान उपलब्ध नहीं (lookup)
  • Chart (Alt+F1 / F11), Pivot Table = डेटा सारांश, Filter, Sort, Conditional Formatting, Freeze Panes = शीर्ष पंक्ति स्थिर।
⚠️ Exam Traps:
  • Absolute reference के लिए $ चिह्न; F4 दबाने से बदलता है।
  • COUNT केवल संख्याएँ गिनता है; COUNTA खाली न हो ऐसे सभी सेल।
  • ##### कोई गलती नहीं — केवल स्तंभ चौड़ा करें।

📌 3. MS PowerPoint व अन्य

  • PowerPoint = Presentation सॉफ्टवेयर; फ़ाइल .pptx; हर पेज = Slide।
  • F5 = शुरू से स्लाइड शो; Shift+F5 = वर्तमान स्लाइड से; Ctrl+M = नई स्लाइड।
  • Transition = एक स्लाइड से दूसरी पर जाने का प्रभाव; Animation = स्लाइड के अंदर वस्तु पर प्रभाव।
  • Slide Master = सभी स्लाइडों का डिज़ाइन एक जगह; Slide Sorter view = सभी स्लाइड छोटे रूप में।
सॉफ्टवेयरएक्सटेंशन
Word.docx
Excel.xlsx
PowerPoint.pptx
Access.accdb
Notepad.txt
PDF (Adobe).pdf
⚠️ Exam Traps:
  • Transition स्लाइडों के बीच, Animation स्लाइड के अंदर।
  • MS Office के निर्माता Microsoft; Google Docs/Sheets/Slides वेब आधारित विकल्प हैं।

📌 4. Practice MCQs

📝 Practice MCQs (SF Prep द्वारा तैयार — PYQ नहीं)
Q1. MS Word 2007 और उसके बाद की फ़ाइल का डिफ़ॉल्ट एक्सटेंशन है: Practice
(A) .doc
(B) .docx
(C) .txt
(D) .xlsx
सही उत्तर: (B)
Word 2007 से .docx; पुराने संस्करण .doc।
Q2. एक ही पत्र को कई व्यक्तियों के नाम-पते के साथ बनाने की सुविधा है: Practice
(A) Macro
(B) Thesaurus
(C) Mail Merge
(D) Track Changes
सही उत्तर: (C)
Mail Merge मुख्य दस्तावेज़ को डेटा सूची से जोड़ता है।
Q3. MS Word में टेक्स्ट को मध्य (center) में करने की शॉर्टकट कुंजी है: Practice
(A) Ctrl+C
(B) Ctrl+J
(C) Ctrl+M
(D) Ctrl+E
सही उत्तर: (D)
Ctrl+E = Center; Ctrl+C = Copy; Ctrl+J = Justify।
Q4. MS Word में Spelling & Grammar जाँच की कुंजी है: Practice
(A) F7
(B) F5
(C) F12
(D) F1
सही उत्तर: (A)
F7 = Spelling & Grammar; Shift+F7 = Thesaurus; F12 = Save As।
Q5. MS Word में पेज ब्रेक डालने के लिए कौन-सी कुंजी प्रयुक्त होती है? Practice
(A) Shift+Enter
(B) Ctrl+Enter
(C) Alt+Enter
(D) Ctrl+B
सही उत्तर: (B)
Ctrl+Enter = Page break; Shift+Enter = Line break।
Q6. Excel में पंक्ति और स्तंभ के मिलन बिंदु को क्या कहते हैं? Practice
(A) Range
(B) Sheet
(C) Cell
(D) Field
सही उत्तर: (C)
हर सेल का पता = स्तंभ अक्षर + पंक्ति संख्या, जैसे C5।
Q7. Excel में हर फ़ॉर्मूला किस चिह्न से शुरू होता है? Practice
(A) +
(B) #
(C) @
(D) =
सही उत्तर: (D)
= चिह्न से Excel समझता है कि यह गणना है।
Q8. Excel में $A$1 किस प्रकार का सेल रेफ़रेंस है? Practice
(A) Absolute
(B) Relative
(C) Mixed
(D) Circular
सही उत्तर: (A)
$ स्तंभ व पंक्ति दोनों को स्थिर करता है — कॉपी करने पर नहीं बदलता।
Q9. Excel 2007 और बाद में एक वर्कशीट में कुल पंक्तियाँ कितनी होती हैं? Practice
(A) 65,536
(B) 1,048,576
(C) 16,384
(D) 1,000,000
सही उत्तर: (B)
1,048,576 पंक्तियाँ और 16,384 स्तंभ (XFD तक)।
Q10. Excel 2007 और बाद में अंतिम स्तंभ का नाम क्या है? Practice
(A) IV
(B) ZZZ
(C) XFD
(D) XFZ
सही उत्तर: (C)
16,384वाँ स्तंभ XFD है। Excel 2003 में अंतिम स्तंभ IV था।
Q11. Excel में शून्य से भाग देने पर कौन-सी त्रुटि आती है? Practice
(A) #VALUE!
(B) #NAME?
(C) #REF!
(D) #DIV/0!
सही उत्तर: (D)
#DIV/0! = Division by zero।
Q12. Excel में सेल में ##### दिखने का सामान्य कारण है: Practice
(A) स्तंभ बहुत संकरा है
(B) गलत फ़ॉर्मूला
(C) शून्य से भाग
(D) फ़ाइल खराब
सही उत्तर: (A)
संख्या/तारीख स्तंभ में नहीं समाती; स्तंभ चौड़ा करें।
Q13. =COUNT(A1:A10) क्या गिनता है? Practice
(A) सभी खाली न हों ऐसे सेल
(B) केवल संख्याओं वाले सेल
(C) खाली सेल
(D) टेक्स्ट सेल
सही उत्तर: (B)
COUNT केवल संख्याएँ; COUNTA सभी non-empty; COUNTBLANK खाली सेल।
Q14. किसी तालिका के पहले स्तंभ में मान खोजकर उसी पंक्ति से दूसरा मान लाने वाला फ़ंक्शन है: Practice
(A) HLOOKUP
(B) MATCH
(C) VLOOKUP
(D) SUMIF
सही उत्तर: (C)
VLOOKUP = Vertical lookup (स्तंभ में)। HLOOKUP पंक्ति में खोजता है।
Q15. बड़े डेटा का सारांश बनाने के लिए Excel की कौन-सी सुविधा उपयोगी है? Practice
(A) Watermark
(B) Mail Merge
(C) Slide Master
(D) Pivot Table
सही उत्तर: (D)
Pivot Table डेटा को समूहों में जोड़/गिनकर सारांश देता है।
Q16. PowerPoint में स्लाइड शो शुरू से चलाने की कुंजी है: Practice
(A) F5
(B) Shift+F5
(C) F7
(D) Ctrl+M
सही उत्तर: (A)
F5 = शुरू से; Shift+F5 = वर्तमान स्लाइड से।
Q17. PowerPoint में नई स्लाइड जोड़ने की शॉर्टकट कुंजी है: Practice
(A) Ctrl+N
(B) Ctrl+M
(C) Ctrl+S
(D) Ctrl+D
सही उत्तर: (B)
Ctrl+M = New slide; Ctrl+N = नई प्रस्तुति।
Q18. एक स्लाइड से दूसरी स्लाइड पर जाते समय दिखने वाला प्रभाव कहलाता है: Practice
(A) Animation
(B) Theme
(C) Transition
(D) Layout
सही उत्तर: (C)
Transition स्लाइडों के बीच; Animation स्लाइड के अंदर वस्तुओं पर।
Q19. सभी स्लाइडों का डिज़ाइन, फ़ॉन्ट व लेआउट एक स्थान से बदलने की सुविधा है: Practice
(A) Slide Sorter
(B) Outline
(C) Notes Page
(D) Slide Master
सही उत्तर: (D)
Slide Master में किया बदलाव सभी स्लाइडों पर लागू होता है।
Q20. Excel फ़ाइल को क्या कहा जाता है? Practice
(A) Workbook
(B) Document
(C) Presentation
(D) Database
सही उत्तर: (A)
Workbook में एक या अधिक worksheets होती हैं।

📝 Practice questions

Computer Awareness — Practice MCQs (Bilingual) Ch 5: MS Office — Word, Excel, PowerPoint
📝 Test this chapter Practice questions

Practice MCQs SF Prep द्वारा तैयार (PYQ नहीं)। तथ्य मानक पाठ्य-सामग्री व आधिकारिक स्रोतों से जाँचे गए।